Teknologi saat ini berkembang begitu pesat dan membuat banyak sektor di dunia mulai melakukan transisi ke arah digital. Hal tersebut terlihat dari makin banyak perusahaan yang memanfaatkan kemudahan dunia digital dalam melakukan kegiatan bisnisnya. Salah satu teknologi yang digunakan oleh perusahaan untuk meringankan pekerjaan di perusahaan yaitu aplikasi absensi online.
Aplikasi absensi online juga kini menjadi salah satu teknologi yang harus digunakan oleh perusahaan. Terutama disaat pademi covid-19 yang sedang melanda dunia saat ini, yang membuat karyawan harus bekerja dari rumah dan tetap harus melaporkan kehadirannya ke perusahaan. Maka perusahaan wajib menggunakan sistem absensi online sebagai alat untuk memonitoring kehadiran karyawannya.
Selain itu menggunakan aplikasi absensi online juga memberi keuntungan tersendiri bagi perusahaan yang menggunakannya dari pada menggunakan absensi manual.
Lalu apa sebenarnya aplikasi absensi online? Apa saja keuntungan dan kekurangannya? Simak artikel berikut ini untuk mengetahuinya beserta pilihan apa saja aplikasi absensi android gratis terbaik yang dapat Anda gunakan.
Apa itu Aplikasi Absensi Online?
Aplikasi Absensi Online merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk melakukan pencatatan jam kehadiran karyawan pada website yang dapat di akses melalui komputer atau menggunakan aplikasi tertentu pada smartphone yang terkoneksi dengan internet. Pada umumnya, karyawan hanya perlu memasukkan username dan password pada aplikasi tersebut lalu mereka untuk melakukan absensi.
Absensi secara online ini sangat jelas berbeda dengan absensi manual. Perbedaan utamanya terdapat pada sistem absensinya, dimana absen manual membutuhkan kertas sedangkan aplikasi absensi online dapat dilakukan dari komputer dan smartphone yang terhubung dengan internet.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online
Keuntungan
1. Waktu absensi yang tercatat lebih akurat
Internet tentu mendapatkan peran penting pada sistem absensi berbasis aplikasi online. Karena berkat internet, sinkronisasi antara waktu pada perangkat yang terhubung pada sistem absensi. Biasanya smartphone menunjukkan waktu otomatis yang sudah disesuaikan dengan waktu global (jadi tidak perlu mengatur sendiri), dengan begitu pun waktu di handphone pun bisa sama dengan laptop atau komputer yang digunakan di kantor.
2. Lebih efisien dan hemat waktu
Sistem yang masih manual tentu memiliki celah yang bisa jadi kekurangan sistem itu sendiri. Seperti misalnya sistem absensi manual yang rawan terjadinya “titip absen.” Belum lagi, jika mesin absen hanya ada satu, hal ini akan menimbulkan antrean panjang, yang membuat karyawan bisa menjadi telat masuk kerja.
Tentu sistem absensi berbasis aplikasi online akan menjadi solusi yang tepat akan persoalan tersebut. Dengan aplikasi yang bisa diakses melalui telepon seluler, para karyawan akan lebih menghemat waktu. Absen bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, bahkan ketika sedang meeting di luar kantor.
Apakah hal ini rawan kecurangan? Anda bisa lebih tenang, karena biasanya aplikasi absensi sudah dilengkapi dengan fitur geo tagging. Sehingga jika karyawan melakukan absensi di rumah pun Anda bisa mengetahuinya.
3. Efisiensi dari segi biaya
Ketika menggunakan sistem absensi manual, tentu Anda harus menyediakan berbagai perangkat untuk mendukung sistem tersebut, seperti mesin fingerprint. Jika perusahaan sudah memiliki banyak karyawan pun, Anda pasti membutuhkan lebih dari satu mesin. Tentu menyediakan mesin tersebut tidaklah dengan biaya yang sedikit.
Jika perusahaan ingin melakukan efisiensi dari biaya tersebut, sistem absensi berbasis aplikasi online adalah jawabannya. Tak membutuhkan perangkat, hanya telepon seluler yang sudah dimiliki masing-masing karyawan. Perusahaan pun tetap bisa memonitor data kehadiran karyawan secara real time.
4. Rekapitulasi yang lebih mudah
Perusahaan juga akan mendapatkan keuntungan saat mengumpulkan data. Jika dengan sistem absensi manual, tim HR harus mencatat dan menghitung satu persatu, tentu dengan sistem absensi berbasis aplikasi online persoalan rekapitulasi akan lebih mudah.
Biasanya aplikasi sudah terintegrasi, dan keseluruhan absen karyawan sudah tercatat. Jadi pada akhir bulan tim HR pun sudah bisa tinggal membuka data yang sudah direkapitulasi otomatis oleh sistem. Pastinya lebih hemat waktu dan tenaga, bukan?
Lalu bagaimana cara meningkatkan akurasi pencatatan posisi ketika rekam absensi? Cari tahu di sini ya!
5. Membuat karyawan lebih produktif
Bisa dibilang kalau sistem absensi manual itu tentu lebih “repot.” Para karyawan pun tergolong lebih susah ketika harus mengajukan cuti atau lembur. Karena biasanya para karyawan yang ingin mengajukan cuti harus mengisi formulir, lalu meminta tanda tangan persetujuan atasannya atas cuti tersebut. Belum tentu atasan yang ingin ditemui ada di kantor, belum lagi harus mengurus ke tim HR setelah disetujui. Sangat tidak efisien dan menguras waktu kerja.
Dengan menggunakan aplikasi online, karyawan bisa mengajukan cuti hingga lembur hanya dengan menggunakan telepon seluler nya saja. Tentu harus tetap dengan persetujuan atasan. Pengajuan cuti dari karyawan tersebut akan langsung muncul sebagai notifikasi pada aplikasi sang atasan. Sehingga bisa diakses dimana pun, bahkan ketika tidak berada di kantor.
3 Aplikasi Absensi Online Gratis
Setelah Anda mengetahui mengenai apa itu aplikasi absensi online sebenarnya, serta apa saja kelebihan dan kekurangannya, kini saatnya Anda untuk mencoba menggunakan aplikasi absensi online. Maka dibawah ini lima aplikasi aplikasi absensi android gratis yang dapat Anda gunakan secara gratis.
1. Talenta by Mekari
Aplikasi HRIS terbaik yang pertama kami rekomendasikan adalah Talenta. Aplikasi karya Mekari ini, dilengkapi dengan beragam fitur unggulan yang telah menyesuaikan dengan peraturan pemerintah.
Semua fitur yang tersedia di Talenta sudah terintegrasi, sehingga tim HR dapat menggunakannya dengan sistem all in one yang lebih praktis ketimbang pengerjaan manual.
Adapun fitur yang disediakan oleh Talenta diantaranya absensi online, pengajuan cuti dan perhitungan lembur karyawan, payroll, hingga manajemen waktu.
Menyoal merchant yang telah bekerjasama dengan Talenta, ada beberapa nama yang pastinya sudah familiar, seperti Halodoc, Narasi, PFI Mega Life, Kopi Janji Jiwa, Gojek, sampai LRT Jakarta.
2. SmartPresence
Aplikasi absensi online yang pertama adalah SmartPresence. Fitur-fitur yang diberikan SmartPresence untuk perusahaan sendiri cukup lengkap. Mulai dari fitur Face Recognition untuk validasi data kehadiran karyawan, fitur Geo Tagging untuk mengetahui posisi karyawan saat merekam data kehadiran, pengajuan cuti yang dapat dilakukan dengan smartphone, serta melakukan tukar shift dengan mudahnya melalui aplikasi yang sudah disediakan dan masih banyak fitur lainnya.
Tak hanya itu SmartPresence juga memberikan layanan live support yang baik ketika Anda mengalami kesulitan dalam menggunakan sistemnya. Anda dapat mengakses live support melalui live chat yang ada pada website smartpresence.id.
3. Time Clock by Homebase
Berbeda dengan SmartPresence yang memiliki fitur lengkap, aplikasi Time Clock by Homebase hanya memiliki segelintir fitur yang dapat langsung digunakan. Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan secara gratis.
- Waktu dan kehadiran
- Jam waktu
- Posting pekerjaan, pelacakan pelamar
- Aplikasi seluler karyawan
- Lebih dari 10 karyawan
- Penjadwalan lebih dari 10 hari
Itu tadi 3 aplikasi absensi aplikasi absensi android gratis yang dapat dicoba gunakan di perusahaan Anda. Bila Anda tertarik mencoba semua fitur yang diberikan Talenta, segera daftarkan perusahaan Anda sekarang juga dan dapatkan penawaran spesial uji coba GRATIS!!!